FAQ
Réponses aux questions fréquentes, orientées utilisateur, classées par thème.
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Questions les plus posées
| Question | Thème |
|---|---|
| Comment créer un planning ? | Planning |
| Comment initialiser le mois suivant ? | Planning |
| Quels sont les types de gardes et les règles ? | Gardes |
| Pourquoi ne puis-je pas affecter un agent à une garde de nuit ? | Gardes |
| Comment demander un échange de garde ? | Échanges |
| Comment déposer une demande de congé ? | Congés |
| Comment changer mon mot de passe ? | Paramètres et profil |
Sélectionnez l’onglet correspondant ci-dessous (Planning, Gardes, Échanges, etc.) pour afficher la réponse à chaque question.
Comment créer un planning ?
- Allez dans Gestion des Gardes → Planning.
- Cliquez sur Créer un planning.
- Choisissez le service, les dates (début, fin) et suivez l’assistant.
- Validez et soumettez pour approbation si nécessaire.
Ressource possible : une capture d’écran peut être ajoutée ici (ex. assets/images/faq/planning-creer.png).
Comment initialiser le mois suivant ?
- Depuis la vue d’un service, cliquez sur Initialiser le mois suivant.
- Un planning en brouillon est créé pour le mois n+1 avec les créneaux jour (jours ouvrés, hors week-ends et jours fériés).
- Affectez les agents aux gardes générées depuis le calendrier ou la liste.
Puis-je créer un planning garde/astreinte avant les plannings jour ?
Non. Un planning garde/astreinte (structure) ne peut être créé que lorsque tous les plannings jour des services de la structure ont été soumis pour la même période. Si le bouton est désactivé, consultez les motifs affichés (plannings jour manquants, dépassements de charge).
Comment soumettre un planning pour approbation ?
Depuis le détail d’un planning en brouillon, utilisez l’action Soumettre pour approbation. Le planning passe en « en attente d’approbation » et entre dans la chaîne (initiation → préapprobation → approbation → validation) selon le type de structure.
Quels sont les types de gardes et les règles ?
- Travail de jour : 7h30–17h30 en semaine (hors jours fériés).
- Permanence : week-ends et jours fériés, mêmes horaires.
- Garde de nuit : 17h30–8h30 le lendemain ; repos minimal 24 h après.
- Astreinte : disponibilité pendant les plages de garde.
Les quotas (nombre de gardes par mois, repos minimal) et horaires sont définis par la configuration et les postes de garde (pas de valeurs figées dans l’interface).
Pourquoi ne puis-je pas affecter un agent à une garde de nuit ?
L’éligibilité à une garde de nuit impose en général d’avoir réalisé au moins 35 h de travail (jour ou permanence) sur la période glissante précédente. Vérifiez aussi : congés approuvés, indisponibilités, repos minimal après une précédente garde de nuit.
Comment retirer un agent d’une garde ?
Depuis le détail de la garde ou le calendrier, ouvrez la garde concernée et utilisez l’action Retirer (ou désaffectation) pour l’agent. Les impacts (conflits, quotas) sont vérifiés en temps réel.
Comment demander un échange de garde ?
- Ouvrez la garde concernée ou la vue Échanges.
- Cliquez sur Demander un échange.
- Choisissez la garde cible (celle du collègue avec laquelle échanger) et le motif.
- La demande est envoyée au responsable pour validation.
Puis-je annuler une demande d’échange ?
Oui. Tant que la demande est en statut En attente, vous pouvez l’annuler. Une fois approuvée ou rejetée, les affectations sont déjà mises à jour ou inchangées.
Comment déposer une demande de congé ?
- Allez dans Gestion des Gardes → Demandes de congé.
- Cliquez sur Nouvelle demande.
- Renseignez le type (annuel, maladie, formation, etc.), les dates et le motif.
- Soumettez ; la demande suit le circuit d’approbation.
Les congés approuvés bloquent-ils les gardes ?
Oui. Une demande de congé approuvée rend la période bloquante pour toute affectation de garde pour vous. Les demandes en attente n’ont pas d’effet tant qu’elles ne sont pas validées.
Comment exporter des données (Excel, CSV) ?
Depuis les listes (planning, gardes, utilisateurs, rapports, etc.), utilisez le bouton Exporter ou Télécharger et choisissez le format (Excel, CSV). Les filtres en cours s’appliquent à l’export.
Comment générer un rapport PDF ?
Depuis le module Rapports, sélectionnez le type de rapport (planning, gardes, validation, etc.), la période et les options, puis lancez la génération. Le rapport peut être téléchargé une fois prêt.
Comment enrôler une nouvelle tablette ?
- Allez dans Gestion des Tablettes (si visible dans le menu) et cliquez sur Créer une tablette (ou équivalent).
- Renseignez le nom, la structure, le service et optionnellement le lieu.
- Un jeton d’enrôlement (QR code + code alphanumérique) est généré ; scannez-le depuis la tablette ou saisissez le code. Le jeton est à usage unique et a une durée de vie limitée (ex. 24 h).
Que faire si une tablette est « Hors ligne » ?
Le statut Hors ligne indique une absence prolongée de synchronisation. Vérifiez la connexion et la disponibilité du serveur. Vous pouvez forcer une mise à jour depuis l’admin uniquement pour les tablettes Actives ; si la tablette est hors ligne, la commande sera traitée à la prochaine connexion.
Où consulter les présences et alertes terrain ?
Dans le module Suivi terrain : présences (événements enregistrés), contrôles aléatoires, alertes (avec prise en compte) et logs de synchronisation. Les exports sont disponibles pour analyse.
Comment valider un planning (chaîne d’approbation) ?
Selon votre rôle dans la chaîne (initiation, préapprobation, approbation, validation), ouvrez la validation concernée depuis Gestion des Gardes → Comité de Validation, puis utilisez l’action correspondante (Préapprouver, Approuver, Valider) avec éventuellement un commentaire. Le rejet exige un motif.
Où voir le rapport de validation du comité ?
Depuis la fiche d’une validation terminée, accédez au Rapport (ou « Outils du comité »). Le rapport liste les gardes programmées/validées, les montants bruts par agent et les observations ; il peut être exporté en PDF ou Excel.
Comment changer mon mot de passe ?
- Ouvrez le menu utilisateur (en haut à droite).
- Allez dans Personnel → Profil (ou Changer le mot de passe depuis le menu).
- Saisissez le mot de passe actuel et le nouveau (avec confirmation). Respectez la politique (longueur, caractères spéciaux).
- Si l’authentification est gérée par Keycloak, le changement peut aussi être proposé depuis le portail Keycloak ou un lien fourni par l’administrateur.
Paramètres · Profil.
Où configurer mes préférences de notifications ?
Depuis la barre du haut (icône cloche Notifications) ou via le menu utilisateur : accédez aux préférences pour activer ou désactiver les canaux (e-mail, push, in-app) et les types (gardes, échanges, plannings, rappels, etc.). Les notifications urgentes ne peuvent pas être désactivées.