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Gérer l’organisation : unités et agents

Guide pas à pas pour consulter et gérer les unités (services) et les agents (utilisateurs) depuis le menu Organisation.

Durée estimée : ~10 min (consultation) à ~20 min (création / modification).

Objectif

À la fin de ce guide, vous saurez :

  • Accéder aux listes Unités et Agents.
  • Créer ou modifier une unité (service) et comprendre les contraintes (structure, postes de garde).
  • Consulter un agent, ses affectations et ses rôles (gérés par Keycloak).

Prérequis

  • Droits Organisation : au minimum lecture ; création/modification selon votre rôle (admin, chef de structure, etc.).
  • Pour créer une unité : une structure doit déjà exister et être active.

Partie 1 : Consulter et gérer les unités (services)

Étape 1.1 — Accéder à la liste des unités

  1. Dans le menu latéral, ouvrez Gestion de l’Organisation.
  2. Cliquez sur Unités (ou Services selon l’intitulé du menu).
  3. Ce que vous voyez : une liste paginée des unités avec colonnes (nom, structure, statut, etc.) et des filtres en haut.

Étape 1.2 — Filtrer la liste

  1. Utilisez la recherche (champ texte) pour chercher par nom d’unité.
  2. Utilisez le filtre par structure (menu déroulant) pour n’afficher que les unités d’une structure donnée.
  3. Optionnel : filtre par statut (actif / inactif) si disponible.
  4. Cliquez sur Rechercher ou validez pour appliquer les filtres.

Étape 1.3 — Créer une nouvelle unité

  1. Cliquez sur le bouton Créer ou Nouvelle unité (souvent en haut à droite).
  2. Dans le formulaire :
  3. Nom : saisissez le nom de l’unité (ex. « Urgences », « Maternité »).
  4. Structure : sélectionnez la structure de rattachement (obligatoire).
  5. Couleur (si proposé) : choisissez une couleur pour l’affichage dans les plannings.
  6. Description (optionnel) : précisions éventuelles.
  7. Actif : cochez pour que l’unité soit utilisable dans les plannings.
  8. Cliquez sur Enregistrer ou Valider.
  9. Ce que vous voyez : un message de succès et le retour à la liste ou à la fiche de l’unité créée.

Contrainte

Vous ne pouvez pas supprimer une unité qui possède des postes de garde ou des plannings rattachés. Désactivez-la (statut inactif) si vous ne souhaitez plus l’utiliser sans perdre l’historique.

Étape 1.4 — Modifier ou désactiver une unité

  1. Dans la liste, cliquez sur la ligne ou sur l’action Modifier (icône crayon).
  2. Modifiez les champs souhaités (nom, structure, couleur, description, statut actif).
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Pour désactiver : décochez Actif puis enregistrez. L’unité ne sera plus proposée dans les nouveaux plannings mais restera visible pour l’historique.

Partie 2 : Consulter et gérer les agents (utilisateurs)

Étape 2.1 — Accéder à la liste des agents

  1. Dans Gestion de l’Organisation, cliquez sur Agents (ou Utilisateurs).
  2. Ce que vous voyez : une liste paginée des agents avec colonnes (nom, prénom, email, rôle(s), statut, etc.) et filtres.

Étape 2.2 — Filtrer et rechercher un agent

  1. Utilisez la recherche pour chercher par nom, prénom ou email.
  2. Filtres possibles (selon l’interface) : rôle, unité/service, statut (actif / inactif).
  3. Validez pour afficher les résultats.

Étape 2.3 — Consulter la fiche d’un agent

  1. Cliquez sur une ligne ou sur Voir / Détail.
  2. Ce que vous voyez : fiche avec informations personnelles, rôles (Keycloak), affectations (unités/services), statistiques de gardes (nombre de gardes, répartition jour/nuit, etc.) si disponibles.
  3. Depuis cette fiche vous pouvez souvent : modifier le profil, changer les rôles (si vous avez les droits), voir les gardes ou les congés de l’agent.

Source des comptes

Les comptes utilisateurs sont gérés par Keycloak. La création/suppression de comptes se fait en général côté administration Keycloak ou via une synchronisation ; l’application affiche et permet d’assigner des rôles et des affectations aux unités.

Étape 2.4 — Affecter un agent à une unité (si disponible)

  1. Depuis la fiche agent, cherchez la section Affectations ou Unités.
  2. Cliquez sur Ajouter une affectation (ou équivalent).
  3. Sélectionnez l’unité (service) et éventuellement la période (date de début, fin) et primaire (affectation principale ou secondaire).
  4. Validez. L’agent pourra ensuite être affecté aux gardes de cette unité dans les plannings.

En résumé

Action Où aller Résumé
Voir les unités Organisation → Unités Liste + filtres par structure, recherche
Créer une unité Organisation → Unités → Créer Nom, structure, couleur, actif
Modifier / désactiver une unité Liste → Modifier Édition ou bascule actif/inactif
Voir les agents Organisation → Agents Liste + filtres par rôle, unité
Fiche agent Liste → Cliquer sur une ligne Profil, rôles, affectations, stats gardes
Affecter un agent à une unité Fiche agent → Affectations Ajouter une affectation (unité, période)

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